ระบบ RPA คืออะไร ตัวช่วยทำงานของมนุษย์ และธุรกิจยุคใหม่ที่ต้องรู้

RPA (Robotic Process Automation) คือ เทคโนโลยีซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ธุรกิจสร้างหุ่นยนต์ (Software Bots) โดยหุ่นยนต์เหล่านี้สามารถเรียนรู้ เลียนแบบ และดำเนินการตามขั้นตอนของธุรกิจได้แบบอัตโนมัติ ซึ่งส่งผลให้ RPA เป็นเครื่องมือสำคัญที่เข้ามาเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร ช่วยลดการทำงานซ้ำๆ ในธุรกิจ และอุตสาหกรรมต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นสายการผลิต หรือการบริการ อีกทั้งยังมีความแม่นยำในการทำงานสูง ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงานของมนุษย์ได้ แต่ว่า Robotic Process Automation มีข้อดี ข้อเสียอะไรบ้าง บทความนี้ dIA จะพาไปทำความรู้จัก RPA ให้มากขึ้น

ทำความรู้จักกับระบบ RPA​

Robotic Process Automation หรือ RPA คือ เทคโนโลยีซอฟต์แวร์หุ่นยนต์อัตโนมัติที่สร้างขึ้นมา เพื่อลดกระบวนการการทำงานที่ซ้ำๆ ของมนุษย์ โดยมีการผสมผสานเทคโนโลยี Rule Engine, Image Recognition, Machine Learning และ Artificial Intelligence (AI) เข้ามาใช้ ซึ่งผู้ใช้จะทำการสร้างหุ่นยนต์อัตโนมัติขึ้นผ่านการสังเกตกระบวนการการทำงานของมนุษย์ในองค์กรนั้นๆ และป้อนข้อมูลให้กับบอทเพื่อให้บอทเกิดการเรียนรู้ และเลียนแบบ จากนั้นบอทจะทำงานตามกระบวนการโดยอัตโนมัติ

คุณสมบัติเด่นของ RPA คือ การปรับแต่งที่สามารถยืดหยุ่นได้ อีกทั้งยังสามารถใช้งานได้ง่าย ไม่ว่าใครก็ใช้ได้ เพราะมีชุดฟังก์ชันสำเร็จรูปพร้อมใช้งาน ปรับแต่งให้เข้ากับการทำงานของตนเอง หรือองค์กรนั้นๆ ได้ นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์บอทยังสามารถมีปฏิสัมพันธ์กับแอปพลิเคชัน หรือระบบต่างๆ ได้เช่นเดียวกับมนุษย์ และยังสามารถทำงานได้ตลอดเวลา รวดเร็ว และแม่นยำกว่ามนุษย์อีกด้วย

ปัจจุบันได้มีการนำ RPA มาใช้ในองค์กรธุรกิจต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรม การผลิต และการบริการ เพราะ RPA ช่วยลดขั้นการทำงานที่ซ้ำๆ เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลบัญชี งาน Copy และ Paste การคำนวณ งานแตกไฟล์ต่างๆ เพื่อให้บุคลากรสามารถนำเวลาที่ต้องเสียไปกับกระบวนการทำงานซ้ำๆ ไปทำงานอื่นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจในด้านอื่นๆ ได้มากขึ้น โดย RPA ในไทยมักพบเจอได้ในธุรกิจค้าปลีก ธุรกิจอาหาร และเครื่องดื่ม ธนาคาร ประกันภัย หรือธุรกิจขนส่ง เป็นต้น

RPA มีกี่ประเภท​

RPA สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทตามการสั่งการ ดังนี้

Attended RPA​

Attended RPA หรือ Assisted RPA ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยเสมือน คอยทำงานให้กับมนุษย์เมื่อมีการสั่งการผ่านคำสั่ง โดย Attended RPA จะถูกใช้งานโดยบุคลากรแต่ละคนเท่านั้น หมายความว่า ในคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่องต่อพนักงานหนึ่งคน ก็จะมีบอทที่ช่วยงานในแต่ละเครื่อง ซึ่ง Attended RPA ช่วยลดภาระงานของพนักงาน ลดการทำงานซ้ำๆ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เปิดโอกาสให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ในเวลาที่ต้องการ และเหมาะกับงานที่ต้องการความรวดเร็ว

Unattended RPA​

Unattended RPA หรือ Unassisted RPA เป็นบอทที่สามารถทำงานได้อัตโนมัติ มีความเป็นอิสระ ไม่ต้องถูกกระตุ้นโดยการสั่งงานของผู้ใช้เหมือนกับ Attended RPA ซึ่งจุดประสงค์ของการใช้งาน Unattended RPA ในธุรกิจ ก็เพื่อการทำงานอัตโนมัติผ่านคำสั่งที่ตั้งไว้แบบครบจบทุกขั้นตอน ทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง เหมาะกับงานที่มีปริมาณมาก และมีความซับซ้อน ข้อดีของ Unattended Robotic Process Automation คือ การช่วยลดค่าใช้จ่าย เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ลดความผิดพลาด และพนักงานไม่ต้องทำงานเดิมซ้ำๆ

ธุรกิจใดบ้างที่เหมาะกับการใช้ RPA​

หากถามว่าธุรกิจใดบ้างที่เหมาะกับการใช้ RPA ก็ต้องบอกว่าแทบทุกธุรกิจเลยก็ว่าได้ เนื่องจากหลายธุรกิจมีกระบวนการทำงานที่มีความซ้ำๆ มีจำนวน และปริมาณงานมาก ทำให้ต้องใช้เวลามากในการทำ ทั้งที่ความเป็นจริงแล้ว เรามีเครื่องมืออย่าง RPA ที่เข้ามาช่วยลดขั้นตอน สะสางภาระงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับตัวงาน บุคลากร และธุรกิจในองค์รวม โดยลักษณะธุรกิจที่เหมาะกับการใช้ RPA มีดังต่อไปนี้

• งานที่มีกระบวนการซ้ำๆ งานที่มีกระบวนการซ้ำๆ ไม่ว่าจะเป็นการลงข้อมูลต่างๆ การ Copy & Paste การย้ายไฟล์ การแตกไฟล์ เช่น งานในอุตสาหกรรมค้าปลีก การค้าขายออนไลน์ หรือระบบขนส่ง ที่ต้องมีการลงข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ บอทสามารถเข้ามาจัดการงานตรงนี้ได้ ทำให้ธุกิจสามารถโฟกัสไปที่งานบริการ และงานด้านอื่นๆ เพื่อเพิ่มผลผลิต และผลกำไรได้มากขึ้น
• งานที่มีกระบวนการไม่ซับซ้อน RPA สามารถทำงานได้รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพในการทำงานที่มีปริมาณเยอะ แต่ไม่ซับซ้อน เช่น งานประเภทลงข้อมูล แตกไฟล์ จัดเก็บข้อมูล ประมวลผลข้อมูล หรือสร้างรายงานต่างๆ เป็นต้น
• งานที่ต้องทำเป็นประจำ ในกระบวนการทำงานย่อมมีงานที่ต้องทำเป็นประจำ RPA สามารถช่วยแบ่งเบาภาระการทำงาน อีกทั้งยังกำหนดระยะเวลาการทำงานของบอทได้ ไม่ว่าจะเป็นทำทุกวัน อาทิตย์ละครั้ง เดือนละครั้ง ปีละครั้ง ตามความต้องการ
• งานที่ต้องทำอย่างต่อเนื่อง หลายๆ ธุรกิจจำเป็นต้องมีการทำงานอย่างต่อเนื่อง เช่น ธุรกิจขนส่ง และโลจิสติกส์ หรือธุรกิจค้าขาย RPA เป็นซอฟต์แวร์บอท จึงสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลา เหมาะกับการใช้เพื่อลงข้อมูลลูกค้า ติดตามการซื้อขายสินค้า การตอบสนองต่อลูกค้า หรือการออกใบแจ้งหนี้ เป็นต้น
• งานที่ไม่อยากให้เกิดข้อผิดพลาด RPA ช่วยให้การทำงานมีความแม่นยำมากขึ้น เพราะหากเกิดความผิดพลาด อาจทำให้ธุรกิจสูญเสียเงินทุนเป็นจำนวนมหาศาลได้ ซึ่งธุรกิจที่ต้องการความแม่นยำในการทำงานสูง ได้แก่ ธุรกิจด้านการเงิน และการธนาคาร ธุรกิจประกันภัย และงานด้านการบัญชี

ประโยชน์ของการใช้ RPA​

ปัจจุบัน RPA เป็นเทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาทในการอำนวยความสะดวก และช่วยสร้างผลประโยชน์ให้กับธุรกิจได้อย่างมากเลยทีเดียว มาดูกันว่าประโยชน์ของการใช้ RPA มีอะไรบ้าง

ช่วยแจ้งเตือน และสั่งการระบบการทำงานแบบ Real Time​

ระบบ RPA ของทาง dIA สามารถตั้งชุดคำสั่งเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนไหว หรือการทำงาน เพื่อส่งสัญญาณไปยังอุปกรณ์อื่นๆ ผ่าน API เช่น การสั่งให้เปิด-ปิดประตู การสั่งให้อุปกรณ์เล่นคำสั่งเสียง หรือแสง หรือใช้เป็นระบบการแจ้งเตือน เช่น แจ้งเตือนเมื่อเจอรายการที่ต้องเฝ้าระวัง หรือแก้ไข (Watchlist) แจ้งเตือนเมื่อพนักงานประกอบชิ้นงานผิด และแจ้งเตือนเมื่อมีคนเข้ามาในพื้นที่หวงห้าม หรือพื้นที่อันตราย เป็นต้น

ลดความผิดพลาด และเพิ่มความแม่นยำในการทำงาน​

กระบวนการการทำงานที่ผิดพลาดของมนุษย์ มักเกิดจากการทำงานเดิมที่มีขั้นตอนการทำงานซ้ำๆ ประกอบกับปริมาณงานที่มาก หรืองานที่มีความซับซ้อน ทำให้บุคลากรเกิดความเหนื่อยล้า และไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพเท่าที่ควร ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาดตามมา การใช้บอท หรือ RPA ในการทำงานให้กับองค์กร หรือธุรกิจ จึงช่วยลดความผิดพลาด และเพิ่มความแม่นยำให้กับการทำงานได้มากขึ้น เนื่องจากบอททำงานตามคำสั่ง หรือดีไซน์ที่วางไว้ ทำให้ไม่ต้องคอยแก้ไขงานที่เกิดจากความผิดพลาด อีกทั้งบอทยังทำงานได้ตลอดเวลา ไม่จำเป็นต้องพักเหมือนมนุษย์ ซึ่งส่งผลให้ธุรกิจสามารถดำเนินงานได้อย่างรวดเร็ว และปราศจากข้อผิดพลาด

ลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นในระยาว​

การทำธุรกิจที่ดีต้องมองหาวิธีลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นให้ได้มากที่สุด แต่ต้องไม่กระทบต่องาน รวมทั้งประสิทธิภาพของการทำงานโดยรวม ซึ่ง RPA มีส่วนช่วยในการลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นในระยะยาวได้ ผลสำรวจแสดงให้เห็นว่าบริษัท หรือธุรกิจที่มีการนำ Robotic Process Automation ไปใช้ สามารถแบ่งเบาภาระงานซ้ำๆ ที่บุคลากรต้องทำในแต่ละวัน ทำให้มีเวลาเพิ่มมากขึ้นถึง 40% ทำให้ธุรกิจไม่ต้องเสียเวลา ไม่ต้องจ้างงานเพิ่มในตำแหน่งที่ไม่จำเป็น และประหยัดทรัพยากรลงไปได้มากเลยทีเดียว

ช่วยเพิ่มการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุด​

RPA ช่วยเพิ่มการทำงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุดได้ เนื่องจากให้ความแม่นยำ ประมวลผลได้อย่างรวดเร็ว ทำงานได้ดี มีประสิทธิภาพ และพร้อมทำงานตลอดเวลา ทำให้ขั้นตอนการทำงาน (Workflow) เป็นไปได้อย่างไหลลื่นมากขึ้น

ช่วยพัฒนาคุณภาพ และทักษะของพนักงาน​

Robotic Process Automation (RPA) ช่วยพัฒนาศักยภาพ และทักษะของพนักงานได้ เนื่องจากในหลายๆ บริษัท พนักงานต้องเสียเวลาในการทำงานที่เป็นกิจวัตร (Routine) เดิมๆ ซ้ำๆ ทำให้ธุรกิจไม่สามารถดำเนินการได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ รวมทั้งบุคลากรเองก็ไม่สามารถนำเวลาไปพัฒนาทักษะจำเป็นในด้านอื่นๆ หรือทำงานในส่วนอื่นๆ ได้ การนำ RPA มาใช้ พบว่า 60% ของผู้บริหาร มีความเห็นไปในทางเดียวกันว่าช่วยเพิ่มศักยภาพของบุคลากรในองค์กรได้เป็นอย่างดี เพราะพวกเขาสามารถนำเวลาที่ได้คืนจากการมีผู้ช่วยอย่าง RPA ไปทำงานในด้านอื่นได้ อีกทั้งยังเพิ่มความสุขในการทำงานได้มากขึ้นอีกด้วย

เพิ่มผลผลิต และกำไรของสินค้า และบริการ​

RPA ไม่เพียงแต่ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำๆ และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แต่ยังช่วยทำให้ธุรกิจเติบโต เพิ่มผลผลิต และผลกำไรของสินค้า และบริการได้อีกด้วย อย่างในงานประเภทขนส่ง และโลจิสติกส์ หรือการค้าขายสินค้าออนไลน์ หากบอทสามารถช่วยให้พนักงานมีเวลามุ่งเน้นไปที่การดูแล และวางแผนกุลยุทธ์ด้านการบริการมากขึ้น ก็จะช่วยเพิ่มผลกำไรให้กับธุรกิจได้นั่นเอง

ข้อจำกัดของการใช้ระบบ RPA ​

แม้ว่า RPA จะสร้างผลประโยชน์ให้กับธุรกิจได้หลายประการ แต่ RPA ก็มีข้อจำกัด หรือข้อสังเกตที่ควรพิจารณาก่อนตัดสินใจใช้ RPA เช่นกัน ซึ่งข้อจำกัดของการใช้ระบบ RPA มีดังนี้

• ไม่สามารถทำงานที่ซับซ้อนได้ ซอฟต์แวร์บอทแม้จะให้ความถูกต้อง และรวดเร็วในการทำงานมากกว่ามนุษย์ อย่างไรก็ตาม บอทไม่สามารถคิดแบบมีเหตุผล หรือคิดวิเคราะห์ได้ ทำให้ไม่สามารถทำงานบางอย่างได้ เช่น เข้าใจเนื้อหาในอีเมล การโต้ตอบแชท เป็นต้น
• ขาดความสร้างสรรค์ RPA ไม่สามารถเข้าใจภาษาอื่นๆ ได้ นอกจากโปรแกรมภาษา ทำให้ RPA ไม่สามารถทำงานได้แบบเต็มประสิทธิภาพในงานบางประเภท และจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์อื่นๆ เข้ามาช่วย เช่น AI, Mining หรือ BPM เป็นต้น
• ไม่สามารถหาข้อผิดพลาดได้ RPA Bot ไม่สามารถหาข้อผิดพลาดจากข้อมูลเหมือนที่มนุษย์ทำได้ หมายความว่า เมื่อเกิดข้อผิดพลาดของข้อมูล RPA Bot จะไม่แจ้งเตือนว่ามีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น แต่จะปล่อยผ่านไป ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่องานได้
• การบำรุงรักษา หากธุรกิจของคุณมีแนวโน้มว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากในอนาคต RPA อาจไม่ใช่คำตอบ นั่นก็เพราะ หากมีการแก้ไขการติดตั้งเพียงเล็กน้อย ก็ส่งผลให้ระบบ RPA หยุดชะงักได้

ความสำคัญของระบบ RPA กับธุรกิจในปัจจุบัน​

ธุรกิจในปัจจุบันต้องการการทำงานที่รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ รวมทั้งมีทรัพยากรบุคคลที่มีศักยภาพดีเยี่ยม ระบบ RPA จึงเข้ามาเป็นตัวแปรสำคัญที่ทำให้ธุรกิจดำเนินการได้อย่างราบรื่น ประหยัดเวลา ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำๆ หรืองานที่ต้องทำเป็นประจำลงไปได้ เพื่อให้พนักงาน และบุคลากรสามารถนำเวลาไปปฏิบัติงานในเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น ทาง dIA มีบริการต่างๆ ที่รองรับการทำธุรกิจของคุณ เช่น dIA Smart City, dIA QC Vision (Packaging) และ Digital Meter Reading ที่ใช้ระบบการทำงาน RPA ช่วยให้การทำธุรกิจของคุณง่าย และมีประสิทธิภาพมากขึ้น