AI RECEPTION คือ? เทคโนโลยีเพิ่มประสิทธิภาพงานต้อนรับในทุกธุรกิจ

ในโลกธุรกิจที่มีการแข่งขันดุเดือด ด่านแรกของการบริการที่ดีคือการต้อนรับที่อบอุ่นและเป็นมิตร ดังนั้นจึงปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการต้อนรับลูกค้าด้วยความประทับใจเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่สามารถมองข้ามได้ ด้วยเหตุนี้ AI Reception จึงถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานต้อนรับ และแก้ไขปัญหาที่พบบ่อย

ด้วยการใช้ AI Reception ในการจัดการข้อมูลและการสื่อสารที่ชาญฉลาด ทำให้ทุกธุรกิจสามารถสร้างความประทับใจแรกพบที่ยากจะลืมเลือนได้ แต่ AI Reception คืออะไร และมีข้อดีอย่างไรบ้างนั้น dIA จะพาไปหาคำตอบกัน

AI Reception คืออะไร

AI Reception คือนวัตกรรมที่เปลี่ยนแปลงวิธีการต้อนรับในธุรกิจต่างๆ ด้วยการใช้เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ ที่ถูกออกแบบมาเพื่อทำหน้าที่ต้อนรับแทนมนุษย์ ไม่ว่าจะเป็นการตอบคำถามพื้นฐาน การจองห้องพัก หรือการนำทางไปยังสถานที่ต่างๆ ในออฟฟิศ โรงแรม หรือโรงพยาบาล

และที่สำคัญ AI Reception ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างไม่มีข้อจำกัดของเวลา พร้อมสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้าได้ตลอดเวลา จึงทำให้ AI Reception เป็นเครื่องมือที่มีคุณค่าในการสร้างความแตกต่างและการแข่งขันในโลกธุรกิจสมัยใหม่

AI Reception ช่วยแก้ปัญหาอะไรได้บ้าง

ในภาพรวมของธุรกิจที่พัฒนาอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน ปัญหาและข้อจำกัดในการบริการลูกค้าจึงกลายเป็นอุปสรรคที่ทุกธุรกิจต้องเผชิญ ไม่ว่าจะเป็นความล่าช้าในการตอบสนอง ความผิดพลาดในการจัดการข้อมูล หรือแม้แต่การขาดแคลนบุคลากรในช่วงเวลาสำคัญ ทั้งหมดนี้สามารถส่งผลกระทบต่อความพึงพอใจของลูกค้าได้

ด้วยเหตุนี้ AI Reception จึงถูกคิดค้นขึ้นมาเพื่อเป็นการหนทางที่ชาญฉลาดในการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ ซึ่งไม่เพียงแต่ช่วยลดภาระงานของพนักงานเท่านั้น แต่ยังเพิ่มความสามารถในการให้บริการที่รวดเร็วและแม่นยำ ทำให้ลูกค้าประทับใจตั้งแต่การติดต่อครั้งแรกอีกด้วย

ปัญหาไม่พร้อมให้บริการในบางช่วงเวลา

โดยปกติแล้วพนักงานต้อนรับโดยมนุษย์แบบดั้งเดิมจะทำงานในช่วงเวลาที่กำหนด ซึ่งทำให้เกิดปัญหาที่พนักงานต้อนรับไม่พร้อมให้บริการในบางช่วงเวลา โดยอาจเกิดจากหลายสาเหตุ เช่น วันหยุดสุดสัปดาห์ วันหยุดนักขัตฤกษ์ การจัดการเวลาที่ไม่ดี หรือการขาดแคลนบุคลากร ซึ่งปัญหานี้จะส่งผลให้ลูกค้าเกิดความไม่พอใจและยังส่งผลต่อภาพลักษณ์ของธุรกิจอีกด้วย

ปัญหาการรอคิวที่ใช้เวลานาน

ปัญหาการรอคิวที่ใช้เวลานานเกิดจากเมื่อใช้พนักงานต้อนรับโดยมนุษย์แบบดั้งเดิม มักเกิดจากข้อจำกัดในจำนวนบุคลากรและความสามารถในการจัดการกับลูกค้าหลายคนในเวลาเดียวกัน เพราะพนักงานต้อนรับมนุษย์อาจต้องการเวลาในการจัดการข้อมูลและการสื่อสารกับลูกค้าแต่ละราย ซึ่งอาจนำไปสู่คิวที่ยาวขึ้นและเวลาในการรอที่เพิ่มขึ้น

ปัญหาข้อผิดพลาดในการสื่อสาร

ปัญหาข้อผิดพลาดในการสื่อสารที่ไม่ชัดเจน และความไม่สอดคล้องกันสามารถเกิดขึ้นได้จากข้อผิดพลาดของมนุษย์ ซึ่งข้อผิดพลาดเหล่านี้สามารถทำให้ลูกค้าเกิดความเข้าใจผิดและสับสนได้ ซึ่งอาจนำไปสู่การสูญเสียทางธุรกิจและความเสียหายต่อชื่อเสียงได้เลยทีเดียว

ปัญหาค่าใช้จ่ายสูง

มนุษย์ไม่สามารถทำงานได้ยาวนานถึง 24 ชั่วโมงโดยไม่หยุดพัก การแก้ไขสถานการณ์นี้ด้วยการจ้างพนักงานเพิ่มเติมและสลับเปลี่ยนกะการทำงานอาจเป็นทางออกหนึ่ง แต่อย่างไรก็ตามวิธีนี้อาจนำไปสู่ปัญหาค่าใช้จ่ายสูงในการจ้างงาน ซึ่งอาจไม่คุ้มค่านักในระยะยาว

AI Reception ทำงานอย่างไร?

AI Reception หรือระบบต้อนรับอัตโนมัติที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ทำงานโดยการนำเอาเทคโนโลยีต่างๆ มารวมไว้ในนี้ เช่น การเรียนรู้ของเครื่อง (machine learning) การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (natural language processing) และการจดจำเสียง (voice recognition)

โดยวิธีการทำงานของ AI Reception นั้นมีหลากหลายไม่ว่าจะเป็น การรับสายและการตอบกลับคำถามพื้นฐานของลูกค้าโดยใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติเพื่อเข้าใจคำถามและให้คำตอบที่เหมาะสม การจัดการนัดหมายอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังสามารถให้บริการได้ตลอด 24 ชั่วโมง ไม่ว่าจะเป็นวันหยุดหรือนอกเวลาทำการ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจไม่พลาดโอกาสในการติดต่อจากลูกค้า

ฟีเจอร์หลักของ AI Reception มีอะไรบ้าง?

ฟีเจอร์หลักของ AI Reception นั้นขึ้นอยู่กับบริการในสายงานต่างๆ ซึ่งมีหลากหลายไม่ว่าจะเป็นโรงแรม ออฟฟิศ หรือแม้แต่โรงพยาบาล แต่นี้คือฟีเจอร์หลักๆ ที่มีให้บริการที่สำคัญที่สุดจาก AI Reception ดังต่อไปนี้

1. ระบบต้อนรับอัตโนมัติ

โดยทั่วไปแล้วระบบตอบรับอัตโนมัติทำงานโดย AI Reception เพื่อนำทางผู้โทรไปยังข้อมูลหรือบริการที่ต้องการนั้นสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ โดยไม่ต้องผ่านพนักงานต้อนรับระบบเดิมๆ ทั้งยังช่วยในเรื่องการช่วยลดภาระงาน ลดความผิดพลาดจากมนุษย์ที่อาจเกิดขึ้นได้ ประหยัดต้นทุน รวมไปจนถึงช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าอีกด้วย

2. ระบบตอบคำถามอัตโนมัติ

AI Reception สามารถให้ลูกค้าของคุณได้พบกับบุคคลจริงในการตอบสายโทรศัพท์แทนคุณได้ เช่น ระบบ dIA Smart AI Reception มีระบบตอบคำถามแบบ Virtual Receptionist ที่มีการอัดหน้าจอของคนจริงๆ เพื่อใช้ตอบคำถามที่คาดว่าจะเจอ ดังนั้นเมื่อลูกค้าเข้ามาสอบถาม ก็จะได้คุยในระบบเสมือนคุยกับคนจริงๆ พร้อมตอบคำถามที่สงสัยได้ในทันทีเมื่อเทียบกับระบบเดิมๆ ที่อาจต้องใช้เวลาในการหาข้อมูล ซึ่งเป็นการเพิ่มความเป็นมืออาชีพและสร้างความประทับใจของลูกค้าได้อีกด้วย

3. ระบบบันทึกข้อความอัตโนมัติ

หนึ่งในบริการพื้นฐานของ AI Reception คือระบบบันทึกข้อความอัตโนมัติโดยระบบจะจดจำและแปลงเสียงเป็นข้อความที่เขียนอย่างชัดเจน ซึ่งจะจัดเก็บข้อมูลเหล่านั้นไว้ในฐานข้อมูลหรือส่งต่อไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องก็ได้

ทั้งยังเป็นการแก้ปัญหาจากระบบเดิมๆ ไม่ว่าจะเป็นการลดความผิดพลาดจากการจดข้อความด้วยมือ ช่วยลดภาระของพนักงาน และที่สำคัญคือ ระบบสามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมงแม้จะพนักงานจะไม่อยู่ก็ตาม

4. ระบบจัดการตารางนัดหมายอัตโนมัติ

AI Reception หลายตัวสามารถผสานรวมเข้ากับแอปพลิเคชันปฏิทินที่ต้องการเพื่อนัดหมายแทนคุณได้ โดยสามารถระบุเวลาและสถานที่พร้อมสำหรับการนัดหมายได้อย่างครบถ้วน และหากมีการนัดหมายใหม่ลงในปฏิทิน AI Reception ก็จะทำการแจ้งเตือนในทันทีผ่านโทรศัพท์มือถือ ซึ่งเมื่อเทียบกันระบบเดิมๆ แล้วถือเป็นการช่วยแก้ปัญหาในเรื่องของความผิดพลาดทั้งทางการสื่อสาร และจดบันทึกข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นได้จากมนุษย์

5. ระบบโอนสายหรือการติดต่อไปยังบุคคลหรือปลายทางอัตโนมัติ

ระบบโอนสายหรือการติดต่อไปยังบุคคลหรือปลายทางอัตโนมัติของ AI Reception ด้วยการใช้เทคโนโลยีการประมวลผลภาษาธรรมชาติและการจดจำเสียง ทั้งยังสามารถตั้งค่าให้รู้จักเสียงหรือคำสั่งเฉพาะ เพื่อระบุความต้องการของผู้ติดต่อและโอนสายหรือแจ้งเตือนผ่านโทรศัพท์ไปยังบุคคลหรือแผนกที่เหมาะสมอัตโนมัติ รวมไปจนถึงความสามารถในการโอนสายไปยังหมายเลขที่กำหนดตามที่ต้องการได้

เพื่อช่วยแก้ปัญหา และเพิ่มความรวดเร็ว เพราะสามารถจัดการผู้มาติดต่อหลายคนได้พร้อมกันได้ และยังสามารถทำงาน 24 ชั่วโมงซึ่งเหนือกว่าความสามารถของมนุษย์อีกด้วย

6. ระบบรวมรวบและตอบคำถามที่พบบ่อย

ระบบรวมรวบและตอบคำถามที่พบบ่อยของ AI Reception ทำงานโดยการใช้ฐานข้อมูลของคำถามและคำตอบที่ถูกจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ เมื่อมีผู้ใช้งานหรือลูกค้าถามคำถามที่พบบ่อยผ่านระบบ AI Reception จะทำการค้นหาคำตอบที่เหมาะสมจากฐานข้อมูลและนำเสนอกลับไปยังผู้ถามโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้การตอบคำถามเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพตลอด 24 ชั่วโมง

7. ระบบอนุญาตการเข้าสู่พื้นที่ (Access Control)

ระบบอนุญาตการเข้าสู่พื้นที่ (Access Control) ใน AI Reception สามารถปรับแต่งได้เพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของแต่ละธุรกิจ ด้วยการใช้เทคโนโลยีการจดจำใบหน้า การสแกนลายนิ้วมือ หรือการตรวจสอบบัตรประจำตัวเพื่ออนุญาตหรือปฏิเสธการเข้าถึงพื้นที่หรือบริการต่างๆ ภายในองค์กร

ทั้งยังสามารถบันทึกข้อมูลการเข้าออกเพื่อการตรวจสอบและความปลอดภัยในภายหลังได้อีกด้วย ซึ่งระบบนี้ช่วยแก้ปัญหาจากระบบเดิมได้ไม่ว่าจะเป็นความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น การลดต้นทุน และการตั้งค่าและการจัดการสามารถทำได้จากระยะไกลและทำได้อย่างมีประสิทธิภาพ

AI Reception ใช้ในธุรกิจไหนได้บ้าง

AI Reception เป็นระบบต้อนรับอัจฉริยะที่สามารถนำไปปรับใช้ได้กับทุกธุรกิจที่ต้องมีการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าอยู่ตลอดเวลา ซึ่งช่วยให้การสื่อสารกับลูกค้าเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ด้วยฟีเจอร์ที่หลากหลายไม่ว่าจะเป็นการจัดการนัดหมาย การตอบคำถามทั่วไป หรือการให้ข้อมูลที่จำเป็น ทั้งในธุรกิจโรงแรม ออฟฟิศ ระบบขนส่ง โรงพยาบาล หรือแม้กระทั่งโรงงานก็สามารถนำเอาปรับปรับใช้ได้เช่นกัน

ข้อดีของ AI Reception

AI Reception มีข้อดีในตัวเองที่ถูกพัฒนามาจากปัญหาของพนักงานต้อนรับด้วยการนำเสนอความสามารถที่เหนือกว่าในหลายด้าน ซึ่ง AI Reception ไม่เพียงแต่ช่วยให้การบริการลูกค้าเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังช่วยลดต้นทุนและเพิ่มความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจในยุคดิจิทัลได้อีกด้วย แต่จะมีข้อดีอะไรอีกบ้างนั้น dIA มีคำตอบมาฝากกันดังนี้

1. พร้อมให้บริการ 24 ชั่วโมง

อย่างที่ทราบกันดีกว่าพนักงานไม่สามารถทำงานต่อเนื่องได้ 24 ชั่วโมง เพราะต้องมีเวลาพักผ่อนและฟื้นฟูร่างกายหลังจากทำงาน แม้จะสามารถจ้างพนักงานเพิ่มเติมและหมุนเวียนกันทำงานเพื่อบริการ 24 ชั่วโมงแต่การทำเช่นนั้นจะต้องใช้เงินจำนวนมาก ดังนั้นการเลือกใช้งาน AI Reception จึงสามารถช่วยให้ธุรกิจพร้อมให้บริการ 24 ชั่วโมง ซึ่งนอกจากจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายแล้ว ยังช่วยลดภาระพนักงานด้วยเช่นกัน

2. ไม่ต้องรอคิวนาน

การที่ลูกค้าไม่ต้องรอคิวนานด้วยบริการของ AI Reception นั้นช่วยให้ลูกค้าสามารถได้รับการตอบสนองทันที ทั้งนี้ยังช่วยให้การบริการที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและส่งผลดีต่อภาพลักษณ์ของธุรกิจอีกด้วย

3. รองรับได้หลายภาษา

อย่างที่กล่าวไปก่อนหน้านี้ว่า AI Reception นี้สามารถใช้ได้กับหลากหลายธุรกิจ และสิ่งที่จำเป็นอย่างมากคือ การรองรับได้หลายภาษา เพราะการสื่อสารด้วยภาษาที่ลูกค้าสะดวกจะช่วยเพิ่มความเข้าใจและความพึงพอใจในการใช้บริการได้ และยังช่วยให้ธุรกิจสามารถบริการลูกค้าที่มีภาษาแม่ต่างกันซึ่งเป็นการเพิ่มโอกาสในการขยายฐานลูกค้าอีกด้วย

4. ควบคุมได้จากระยะไกล

การที่สามารถควบคุม AI Reception จากระยะไกลได้นั้นมีข้อดีอยู่หลายอย่างไม่ว่าจะเป็นความสะดวก ที่สามารถจัดการและปรับแต่งการตั้งค่าของ AI Reception ได้จากทุกที่ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม การควบคุมจากระยะไกลช่วยลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาตและเพิ่มความปลอดภัยในการจัดการข้อมูล นอกจากนี้หากมีปัญหาหรือต้องการการเปลี่ยนแปลงด่วน ก็สามารถดำเนินการได้ทันทีโดยไม่มีความล่าช้า

5. ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความผิดพลาดในการสื่อสาร

AI Reception ไม่เพียงแต่แม่นยำและรวดเร็วเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้อีกด้วย เพราะ AI Reception สามารถทำงานได้รวดเร็วและจัดการกับงานจำนวนมากอย่างที่มนุษย์อาจำไม่สามารถทำได้ นอกจากนี้ยังช่วยลดความผิดพลาดในการสื่อสารที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานของมนุษย์ได้อีกด้วย

6. ปรับแต่งการทำงานให้เข้ากับธุรกิจได้

อย่างที่กล่าวไปก่อนหน้านี้ว่าการใช้งาน AI Reception นั้นไม่เพียงแต่เหมาะกับธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งเท่านั้น เพราะ AI Reception สามารถปรับแต่งการทำงานให้เข้ากับทุกธุรกิจได้ตามความต้องการ นอกจากนี้ยังมีความยืดหยุ่นในการใช้งาน เพราะผู้ใช้งานสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามการเปลี่ยนแปลงของตลาดและเทคโนโลยีได้เสมอ เพื่อช่วยให้ธุรกิจมีการอัปเดตและพัฒนาการให้บริการได้อย่างต่อเนื่อง

7. สามารถช่วยจัดการระบบ Access Control ได้

ข้อดีอีกอย่างของ AI Reception คือ ความสามารถในการช่วยจัดการระบบ Access Control ซึ่งจะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการเข้ามาติดต่อของทั้งผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในธุรกิจ และลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการ เช่นระบบเปิดประตูอัตโนมัติที่จะเปิดให้เฉพาะผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในระบบเท่านั้น โดยบริการนี้ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการรักษาความปลอดภัยให้กับสถานที่ทำงานได้มากขึ้นอีกด้วย