SMART OFFICE คืออะไร? ตัวช่วยเพื่อองค์กรสุดทันสมัย ทำงานได้ง่ายขึ้น

ทำความรู้จัก Smart Office คืออะไร?

Smart Office คือออฟฟิศที่มีการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาปรับใช้ร่วมกับกระบวนการทำงาน เพื่อสร้างความสะดวกให้กับส่วนต่างๆ ขององค์กร ช่วยให้ระบบการทำงานภายในองค์กรนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งนี้ หลายคนอาจจะเข้าใจผิดคิดว่า Smart Office นั้นคือ AI ที่จะมาทำงานแทนบุคลากรต่างๆ ในออฟฟิศ ซึ่งความจริงแล้ว Smart Office นั้นไม่สามารถแทนที่บุคลากรในองค์กรได้ แต่จะช่วยให้บุคลากร พนักงานในออฟฟิศนั้นสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ภายใต้บรรยากาศของการทำงานที่จะมีความสุขมากขึ้นกว่าเดิม ด้วยการอำนวยความสะดวกให้กับคนในองค์กรนั้นสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นมากขึ้น

Smart Office ประกอบด้วยอะไรบ้าง

Smart Office นั้นจะเกิดขึ้นได้ จะต้องมีปัจจัยสำคัญ 3 อย่างเป็นองค์ประกอบ ซึ่งจะได้แก่ ผู้คน เทคโนโลยี และสถานที่ โดยแต่ละปัจจัยนั้นต่างก็มีความสำคัญ และมีบทบาทที่จะส่งเสริมให้ Smart Office ที่แต่ละองค์กรเลือกใช้นั้นสามารถสร้างประโยชน์สูงสุดให้กับระบบการทำงานได้ ดังนี้

สถานที่ทำงานหรือออฟฟิศ

ปัจจัยสำคัญอย่างแรกก็คือ สถานที่ทำงาน หรือออฟฟิศ ถึงแม้ว่าในปัจจุบัน เทรนด์การทำงานแบบ Hybrid หรือ Work From Home นั้นมีมากขึ้น แต่สถานที่ทำงาน หรือออฟฟิศ ก็ยังถือเป็นพื้นที่ขององค์กรที่มีความสำคัญอยู่ เพราะอาจจะเป็นสถานที่ในการดำเนินกิจการ เป็นสถานที่จัดเก็บเอกสาร สินค้า หรือข้อมูลขององค์กร รวมไปถึงเป็นสถานที่ที่จะให้พนักงานได้มาพบปะเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดให้การสื่อสารในการทำงานนั้นเป็นไปอย่างราบรื่นมากขึ้น แต่สถานที่ทำงานหรือออฟฟิศที่จะสามารถทำให้เกิดความเป็นระบบ Smart Office ได้นั้น จะต้องมีการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยจัดการและดูแลให้สถานที่ทำงานขององค์กรนั้นเป็นพื้นที่ที่จะทำให้ทุกคนในองค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เทคโนโลยีต่างๆ

หัวใจหลักของ Smart Office ก็คงจะหนีไม่พ้นเทคโนโลยี เนื่องจากเทคโนโลยีนั้นคือสิ่งที่จะเข้ามาเปลี่ยนระบบการทำงานภายในออฟฟิศให้มีความสะดวก และมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเทคโนโลยีนั้นควรจะต้องถูกออกแบบจากความต้องการของพนักงานในองค์กร และควรจะสามารถขจัดอุปสรรคต่างๆ ที่จะทำให้องค์กรดำเนินกิจการได้อย่างไม่ราบรื่น ซึ่งเทคโนโลยีสำคัญ 2 กลุ่มหลักๆ ที่เรียกได้ว่า ช่วยเปลี่ยนออฟฟิศธรรมดาทั่วไป ให้กลายเป็น Smart Office ได้แก่

Internet of Things

Internet of things (IoT) คือ เทคโนโลยีที่เกิดขึ้นภายใต้แนวคิดว่า อินเทอร์เน็ตจะเป็นทุกสิ่งทุกอย่างของโลกใบนี้ เพราะอินเทอร์เน็ตนั้นคือสิ่งที่สามารถเชื่อมต่อ อุปกรณ์ และผู้คนเข้าด้วยกัน โดยที่คุณไม่จำเป็นที่จะต้องใช้งานอุปกรณ์อยู่ตรงหน้า หรืออยู่ในพื้นที่ดังกล่าวอีกต่อไป สามารถสั่งการทำงานของอุปกรณ์ผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้เลย ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็ตาม เช่น การสั่งเปิดหรือปิดอุปกรณ์เทคโนโลยีต่างๆ เป็นต้น ดังนั้นจึงเป็นเทคโนโลยีที่มีความจำเป็นกับระบบ Smart Office

Machine Learning

Machine Learning นั้นถือเป็นเทคโนโลยีที่มีความซับซ้อนมากขึ้น โดยจะเป็นการให้ระบบภายในคอมพิวเตอร์นั้นสามารถเรียนรู้ข้อมูล คำสั่งต่างๆ ที่คนป้อนเข้าไป รวมไปถึงเรียนรู้ ทำความคุ้นเคยกับสภาพแวดล้อมและพฤติกรรมการใช้งานของผู้คน เพื่อที่จะได้สั่งการทำงานได้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องมีคนคอยกำกับหรือควบคุมคำสั่งอีกต่อไป เช่น ระบบการจดจำเสียงของผู้ใช้งาน ระบบการแนะนำสิ่งที่ผู้ใช้งานอาจจะสนใจหรือต้องการ เป็นต้น การนำ Machine Learning มาใช้ในระบบ Smart Office ก็จะช่วยให้มีการสั่งการภายในสมาร์ทออฟฟิศได้อย่างแม่นยำมากขึ้น และช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ลงได้อีกด้วย

พนักงาน

อย่างที่เราได้เกริ่นไปแล้วว่า Smart Office นั้นไม่ได้มาแทนที่การทำงานของพนักงานภายในองค์กร ยิ่งไปกว่านั้นการจะมีระบบ Smart Office ที่สมบูรณ์แบบได้ ก็ต้องอาศัยความร่วมมือของพนักงานด้วยเช่นกัน เนื่องจาก Smart Office นั้นแม้ว่าจะเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ แต่ก็ถือเป็นเทรนด์เทคโนโลยีใหม่ๆ ที่จะต้องเรียนรู้การใช้งานอย่างถูกต้อง ดังนั้นพนักงานในองค์กรจึงควรจะสามารถพร้อมรับมือกับความเปลี่ยนแปลง และปรับตัวให้เข้ากับเทคโนโลยียุคใหม่ได้อย่างรวดเร็ว ระบบ Smart Office จะไม่สามารถสร้างประสิทธิภาพได้เท่าที่ควร ถ้าหากพนักงานภายในองค์กรไม่ยอมรับและนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาปรับใช้ให้เข้ากับการทำงาน

ตัวอย่างเทคโนโลยี Smart Office

บทความนี้ได้พูดถึงเทคโนโลยีไปแล้วมากมายว่า มีบทบาทสำคัญอย่างมากที่จะทำให้เกิดระบบ Smart Office โดยในปัจจุบันนี้เทคโนโลยีได้ถูกพัฒนา และมีนวัตกรรมใหม่ๆ มากมายที่จะสามารถนำมาปรับใช้ภายในองค์กร เพื่อช่วยขับเคลื่อนกิจกรรมต่างๆ ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น วันนี้ทาง dIA จึงจะขอนำเสนอเทคโนโลยี Smart Office ที่มีประโยชน์และมีความน่าสนใจมาให้คุณได้รู้จักมากขึ้นด้วย

1. ระบบต้อนรับอัจฉริยะ (Smart Reception)

Smart Reception หรือระบบต้อนรับอัจฉริยะ จะเป็นเทคโนโลยีที่จะมาช่วยให้การทำงานของแผนก Reception หรือแผนกต้อนรับนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการต้อนรับ การให้ความช่วยเหลือ และการลงทะเบียน โดยตัวอย่างเทคโนโลยี Smart Office ที่เกี่ยวข้องกับ Smart Reception จะได้แก่

• AI greeting Visitor เป็นเทคโนโลยีที่จะทำหน้าที่ให้การต้อนรับแขกผู้เข้ามาติดต่อกับองค์กร โดยอาจจะมาในรูปแบบของข้อความเสี่ยง หรือ Chat Bot โดยสามารถต้อนรับได้ในหลากหลายภาษาตามที่ถูกตั้งค่าเอาไว้
• Face Recognition AI เป็นเทคโนโลยีจดจำใบหน้า โดยสามารถตั้งค่าให้จดจำใบหน้าของพนักงานภายในองค์กร หรือแขกผู้มาติดต่อบ่อยๆ ให้สามารถเข้าไปภายในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องมีการลงทะเบียนให้ยุ่งยากและเสียเวลา
• Statistical Record เนื่องจาก Smart Reception นั้นสามารถจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน หรือแขกที่บริษัท ทำให้องค์กรสามารถนำข้อมูลสถิติเหล่านี้มาใช้ในการวิเคราะห์ต่างๆ เช่นชั่วโมงการทำงานของพนักงาน หรือความถี่ที่แขกมาเยี่ยมชมองค์กร เป็นต้น

2. ระบบวิเคราะห์สุขภาพพนักงาน (Health Analysis for Employee)

การบรรลุเป้าหมายขององค์กรนั้นจะต้องอาศัยการทำงานของพนักงานที่มีความแข็งแรงทั้งทางร่างกายและจิตใจ ดังนั้นระบบ Smart Office จึงมีเทคโนโลยีที่เกี่ยวกับระบบวิเคราะห์สุขภาพพนักงาน หรือ Health Analysis ซึ่งจะช่วยเก็บข้อมูลสุขภาพพนักงานแต่ละคน เพื่อจะได้ให้บริษัทนั้นสามารถนำไปวางแผนด้านกำลังคน และจัดสรรสวัสดิการเกี่ยวกับสุขภาพต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นประกันสุขภาพ หรือประกันอุบัติเหตุที่เหมาะสมกับพนักงานภายในองค์กร ระบบวิเคราะห์สุขภาพพนักงานนั้นจะไม่ได้โฟกัสแต่สุขภาพกายเพียงอย่างเดียว แต่จะช่วยประเมินดูแลสุขภาพจิตของพนักงานด้วยเช่นกัน

3. ระบบควบคุมไฟและแสงสว่าง (Lightning Control)

เพราะองค์กรมักจะมีพื้นที่ที่กว้าง ทำให้เข้าถึงระบบควบคุมไฟและแสงสว่างได้ยาก ดังนั้น Smart Office จึงมี Lightning Control ซึ่งเป็นระบบการควบคุมไฟและแสงสว่าง ด้วยการนำเอาเทคโนโลยี IoT ที่ทำให้คุณสามารถควบคุมแสงสว่างภายในพื้นที่การทำงาน หรือควบคุมการเปิดปิดไฟอัตโนมัติ โดยที่ไม่ต้องมีคนอยู่หน้าแผงควบคุมไฟ ทำให้สามารถประหยัดพลังงาน และลดค่าใช้จ่ายในส่วนของค่าไฟฟ้าลงจากการที่ต้องเปิดไฟทิ้งเอาไว้ แต่ไม่มีคนมาใช้พื้นที่ดังกล่าว

4. ระบบจองพื้นที่ทำงาน (Workplace Management System)

ปัจจุบันองค์กรต่างๆ ได้ปรับเปลี่ยนรูปแบบสถานที่ทำงานให้มีลักษณะพื้นที่ส่วนกลางสำหรับทำงาน แทนการจัดเป็นโต๊ะทำงานเฉพาะสำหรับพนักงานแต่ละคน เนื่องจากหลายองค์กรนั้นให้พนักงานนั้นทำงานแบบ Hybrid ที่ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ สามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่อาคารสำนักงานที่มากเท่าแต่ก่อน ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาสถานที่ทำงานได้ แต่เนื่องจากเป็นพื้นที่ทำงานส่วนกลาง จึงมีความจำกัดในการใช้งาน ดังนั้น Workplace Management System ที่ถือเป็นหนึ่งในเทคโนโลยีของ Smart Office นั้นจะช่วยให้มีระบบจองพื้นที่ทำงาน และวางแผนวันเวลาในการเข้าออฟฟิศได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. ระบบตู้ล็อกเกอร์อัจฉริยะ (Smart Locker)

ระบบตู้ล็อกเกอร์อัจฉริยะ หรือ Smart Locker ถือเป็นส่วนหนึ่งของเทคโนโลยี Smart Office ที่ถูกนำเข้ามาใช้ในการจัดการกับตู้ล็อกเกอร์เก็บของ เปลี่ยนการล็อกด้วยกุญแจทั่วไปที่มีโอกาสสูญหาย มาเป็นการล็อกแบบดิจิทัลที่มีความปลอดภัยและใช้งานง่ายกว่า โดยจะปลดล็อกด้วยรหัสผ่าน หรือจะเป็นการปลดล็อกด้วยการสแกนใบหน้า รอยนิ้วมือ ก็ได้ นอกจากนี้ยังสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บให้เป็นแบบชั่วคราวหรือถาวรก็ได้

6. ระบบจัดการจองห้องประชุม (Meeting Room Management System)

ระบบจัดการจองห้องประชุม หรือ Meeting Room Management System ก็เป็น Smart Office ที่จะช่วยจัดการกับการใช้งานห้องประชุมสำหรับองค์กร เนื่องจากแต่ละองค์กรนั้นอาจจะมีหลายแผนก หรือหลายทีมงาน ที่จำเป็นต้องใช้ห้องประชุม แต่จำนวนห้องประชุมนั้นอาจจะมีจำกัด ดังนั้นถ้าหากมีระบบการจัดการของห้องประชุม ก็จะช่วยให้องค์กรสามารถจัดสรรห้องประชุมให้แต่ละทีมหรือแต่ละแผนกได้อย่างเพียงพอและเหมาะสม โดยระบบดังกล่าวนั้นสามารถจองได้ล่วงหน้า และจองตอนไหนที่ไหนก็ได้ อีกทั้งยังให้พนักงานภายในองค์กรนั้นสามารถเห็นช่วงเวลาที่ห้องประชุมนั้นว่างพร้อมใช้งานอีกด้วย

7. ระบบตรวจสอบการทำงานแบบเรียลไทม์ (Video Monitoring Devices)

ระบบตรวจสอบการทำงานแบบเรียลไทม์ (Video Monitoring Device) เป็นส่วนหนึ่งของระบบ Smart Office ที่จะช่วยยกระดับการรักษาความปลอดภัยให้มีความรัดกุมยิ่งขึ้น โดยระบบดังกล่าวจะไม่ใช่แค่เป็นกล้องวงจรปิดที่เก็บบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กรแต่ละวันเพียงอย่างเดียว แต่ยังมีความสามารถในการจดจำใบหน้าของพนักงานแต่ละคนได้อย่างแม่นยำ ทำให้สามารถตรวจจับสิ่งที่ผิดปกติ และป้องกันอันตรายที่อาจจะเกิดขึ้นภายในองค์กรได้ นอกจากนี้คุณยังจะสามารถใช้ข้อมูลที่ถูกบันทึกด้วยระบบดังกล่าวมาประเมินและวางแผนการทำงานภายในองค์กรให้เหมาะสมยิ่งขึ้น

8. ระบบรักษาความปลอดภัยเชิงรุก (Proactive Maintenance Systems)

ระบบรักษาความปลอดภัยเชิงรุก (Proactive Maintenance Systems) นั้นเป็น Smart Office ที่จะเป็นการอัปเกรดระบบรักษาความปลอดภัยด้วยเช่นกัน เนื่องจากระบบรักษาความปลอดภัยแบบที่ไม่มีเทคโนโลยีมักจะเป็นแบบเชิงรับ ที่จะรับมือเมื่อเกิดเหตุอันตรายขึ้นภายในองค์กร จึงไม่สามารถป้องกันความเสียหายหรือความเสี่ยงได้ ต่างจากระบบรักษาความปลอดภัยเชิงรุกที่จะป้องกัน และกำจัดความเสี่ยงหรืออันตรายก่อนที่จะเกิดเหตุ โดยระบบรักษาความปลอดภัยเชิงรุกนั้นสามารถรักษาความปลอดภัยของทั้งคนและสิ่งของภายในองค์กร ควบคุมอุณหภูมิและความชื้นภายในองค์กรให้เหมาะสม เนื่องจากอุปกรณ์ IT ต่างๆ หรือเอกสารอาจจะเกิดความเสียหายได้ นอกจากนี้ยังมีเทคโนโลยีที่คอยติดตามการทำงานของอุปกรณ์ต่างๆ ภายในองค์กร เพื่อดูว่าอยู่ในสภาพสมบูรณ์ ต้องทำการแก้ไขซ่อมแซมหรือไม่ เพื่อลดความเสียหายที่จะทำให้องค์กรไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

ข้อดีของการใช้งาน Smart Office

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า หากองค์กรต้องการอยู่รอดในโลกแห่งปัจจุบันและอนาคต ที่ถือว่าเป็นยุคของดิจิทัล ก็จำเป็นที่จะต้องนำเทคโนโลยีมาช่วยส่งเสริมให้ออฟฟิศขององค์กรนั้นมีความเป็น Smart Office โดยเรียกได้ว่าการใช้ Smart Office นั้นมีประโยชน์อย่างมากมาย ที่จะส่งผลดีต่อทั้งองค์กรและพนักงานในหลายๆ ด้าน ทำให้องค์กรนั้นสามารถบรรลุเป้าหมายที่วางเอาไว้ได้ ดังนี้

1. งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

การทำงานของพนักงานภายในองค์กรนั้นจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น หากได้รับการอำนวยความสะดวกและได้รับความสนับสนุนที่เหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นความสะดวกในเรื่องของอุปกรณ์ที่ต้องใช้ในการทำงาน พื้นที่ภายในออฟฟิศ ซึ่งหากใช้ Smart Office ก็ย่อมจะลดความยุ่งยากต่างๆ ทำให้พนักงานนั้นสามารถโฟกัสและเต็มที่กับงานมากขึ้น ส่งผลให้งานที่ทำออกมานั้นมีประสิทธิภาพ

2. ทุกแผนกทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น

ความเป็น Teamwork ความสามัคคีนั้นถือเป็นสิ่งที่พนักงานภายในองค์กรนั้นจะต้องมี เพื่อร่วมแรงร่วมใจกันทำให้องค์กรนั้นสามารถบรรลุเป้าหมาย โดยความเป็น Teamwork จะต้องไม่อยู่ในทีมของตัวเองเพียงอย่างเดียว แต่ยังต้องหมายถึงแผนกอื่นๆ ที่จำเป็นต้องทำงานส่งเสริมกันและกันอีกด้วย การนำเทคโนโลยี Smart Office เข้ามาก็จะช่วยเชื่อมต่อพนักงานในองค์กรเข้าด้วยกัน โดยที่ไม่จำเป็นต้องเห็นหน้ากัน หรืออยู่ในพื้นที่เดียวกัน อีกทั้งยังสามารถแบ่งปันข้อมูลที่เป็นประโยชน์ให้กับกันและกันอย่างง่ายดาย และทันต่อเวลา

3. เพิ่ม Productivity ให้พนักงาน

Productivity นั้นถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้พนักงานนั้นสามารถขับเคลื่อนองค์กรได้ถึงเป้าหมาย และเป็นเหตุผลหลักที่ทำให้ Smart Office นั้นกลายเป็นเรื่องจำเป็น เนื่องจาก Smart Office คือการนำเทคโนโลยีมาช่วยส่งเสริมการทำงานภายในองค์กรให้สะดวกมากขึ้น ลดขั้นตอนหรืองานต่างๆ ที่ไม่จำเป็นลงไป จึงช่วยให้ประหยัดเวลา อีกทั้งยังช่วยจัดการควบคุมแผนงานภายในองค์กรให้มีความเป็นระบบระเบียบ ส่งผลให้เกิด Productivity ภายในองค์กรเพิ่มขึ้น

4. เปลี่ยนแปลงบรรยากาศในการทำงาน

Happy Workplace ถือเป็นบรรยากาศการทำงานในฝันของพนักงานหลายๆ คน ซึ่งการเกิดขึ้นของ Happy Workplace จะไม่ได้หมายถึงความเป็นมิตรของเพื่อนร่วมงานเพียงอย่างเดียว แต่ยังคงจะรวมถึงการอำนวยความสะดวกภายในองค์กรจากเทคโนโลยี Smart Office เพื่อทำให้พนักงานรู้สึกทำงานได้อย่างราบรื่นและมีความสุขมากขึ้น แทนที่จะต้องอยู่ภายใต้บรรยากาศกดดันจากความเครียดขององค์กร เมื่อสถานที่ทำงานมีความเป็น Happy Workplace สูงก็จะทำให้พนักงานมีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น

5. ช่วยจัดการพื้นที่ในออฟฟิศได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การใช้พื้นที่ภายในองค์กรย่อมจะต้องมีค่าใช้จ่ายที่อาจจะมาในรูปแบบของค่าเช่า ค่าไฟ ค่าน้ำ หรือแม้กระทั่งเป็นเงินลงทุนเพื่อซื้อพื้นที่มาสร้างเป็นออฟฟิศ ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดการให้พื้นที่ภายในออฟฟิศนั้นสามารถใช้งานได้อย่างคุ้มค่ากับค่าใช้จ่าย เงินลงทุนที่สูญเสียไป โดยระบบ Smart Office จะช่วยได้ เพราะจะคอยกำกับดูแล และจัดการการใช้พื้นที่ภายในองค์กรได้อย่างเหมาะสม ไม่ให้มีพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่ง ต้องถูกละเลยหรือไม่ได้ใช้งาน

นอกจากนี้การเกิดขึ้นของ Smart Office นั้นจะทำให้องค์กรนั้นลดขั้นตอนบางอย่างที่ไม่จำเป็น เมื่อลดไปแล้วอาจจะพบได้ว่าองค์กรของคุณนั้นไม่จำเป็นต้องเช่าหรือซื้อสำนักงานขนาดใหญ่ อีกทั้ง Smart Office ก็ยังช่วยเพิ่มการเชื่อมต่อระหว่างพนักงานแต่ละคน โดยเป็นตัวกลางในการประสานงาน ดังนั้นพนักงานจึงไม่จำเป็นที่จะต้องมาเข้าออฟฟิศเพื่อทำงาน สามารถทำงานแบบ Remote Working ที่จะทำงานจากที่ใดที่ไหนก็ได้ในโลก